Après 2 années de crise sanitaire où le télétravail a tenu éloigné les équipes des locaux, le retour à la normale a été préparé pour faciliter la venue sur site et la vie au bureau. Les locaux de l’IRD à Marseille ont été agrandis et redessinés par un déménagement interne, et la possibilité de 3 jours de télétravail hebdomadaire a été instituée. Dans ce contexte, la Direction RH se lance, en avant-première, dans un projet pilote de flexi-bureau. En parallèle, la réservation du parking est automatisée, au bénéfice de l’ensemble des agents et visiteurs. Ainsi, en 2021, l’IRD a fait appel à Sharvy qui permet, au sein d’une seule et même application, de gérer les places de parking et le flex office !
Les agents de la DRH, dont les effectifs ont progressé ces dernières années, se voient ainsi en septembre 2021, proposer une organisation en flexi-bureau, et expérimentent de nouvelles pratiques. C’est là que Sharvy entre en scène, avec son algorithme d’optimisation qui permet d’attribuer les postes de travail au fil des demandes de réservations, et de les confirmer aux agents. Ainsi, les 55 personnes rattachées à la DRH savent qu’elles auront bien un poste de travail assuré si elles viennent sur site, alors que seulement 46 bureaux sont créés.
En janvier 2022, Sharvy est mis en place pour le partage collaboratif du parking. Cette fois, ce sont tous les 260 agents rattachés au site et agents de la Direction régionale Sud-Est, qui peuvent s’enregistrer sur l’application Sharvy. Sachant que les locaux de l’IRD se trouvent en plein coeur du pôle économique de Marseille, pouvoir accéder au parking est un vrai avantage ! Avant Sharvy, l’IRD attribuait les places à l’année nominativement, selon des critères pratiques (éloignement domicile/travail, transport en commun, enfants à charge, type de motorisation…). Pour autant, avec 40 places pour 260 agents, la situation ne peut mathématiquement qu’aboutir à des frustrations et le sujet est épineux ! D’autant qu’au quotidien, le parking n’est pas toujours plein, à cause des absences (vacances, maladie, rendez-vous, etc.). Sharvy arrive pour mettre fin aux critiques en automatisant les attributions du parking. L’équité est organisée par le système qui redistribue les places vacantes entre tous les demandeurs. Ainsi, le taux d’occupation du parking n’est que meilleur et les frustrations moindre.
Vous souhaitez en savoir plus sur ces deux projets menés par l’IRD avec Sharvy ? Découvrez leurs deux retours d’expérience : Gestion des bureaux et Gestion du parking. Vous avez une problématique autour de la mise en place du flex office ou la gestion votre parking d’entreprise ? Contactez l’un des experts Sharvy !
